《不懂引導問話術,主管自己累成渣》用PDCA提問法主持會議
你有想過嗎,要如何擺脫沉悶無趣的會議方式,成為一個好的會議主持人?我更好奇的是,除了傳統的「是/否」、「對/錯」之類沒有討論空間的命令式問題外,還有什麼方法,能夠讓會議充滿更有建設性的討論?我從一本書裡找到滿意的答案。
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#這本書在說什麼?
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《不懂引導問話術,主管自己累成渣》這本書廣義來說,是教主管們如何提出「優質提問」,引導下屬採取行動、催生成長。狹義來說,書中的焦點實例在於「會議主持」,透過引導提問的方式,激發部屬的發言慾望和思考,達成更有效的討論。同樣的概念,也適用於任何的會議主持人,用來讓會議進行地更流暢、更活絡。
這本書的作者是日本〈商業引導服務〉機構的代表人新岡優子,曾任IT工程師、專案經理、公司顧問,目前運用自己在產業多元的經驗,協助其他公司進行團隊開發、領導能力、流程改善、會議改善。如同大部分日本的商業書籍,這是一本道理講得少、案例練習講得多的書。
書中很具體地展示了88個問句,如何應用在不同的情境和流程中,鉅細靡遺地說明使用時機和例外條件。這篇文章整理我讀完後的收穫,以及濃縮對我最有幫助的問句,畫成一張「主持會議的PDCA提問循環」提供日後參考。
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#優質提問為什麼很重要?
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先說結論:「好的提問能激發好的反思,好的反思容易帶來優質的行動」。在我的職場經驗裡,感受尤其深刻。最近有一位時常指導我的經理,對我(或對別人)最常問的一句話就是:「關於這件事,你有什麼想法?」每當自己被問到,腦中立馬千頭萬緒。
這句話真是簡單又萬用的提問,而且屢試不爽。當我們接到這個提問時,會為了回答而「反思」,也就是連結過去的經驗與價值觀,整理出自己的判斷與想法。反思很可能會帶來新的發現,促使積極的人發想具體的策略,最終促成「行動」。
在主持會議的時候,這句話也適用於對其他的與會者提問,激發對方的思考和表達,進而傾聽對方真實的訴求與想法。《莫守成規》這本書裡提到叛逆型的領導者會懂得跳脫框架、建立「關係」,而且不斷發問:「當我們藉由提問與他人互動時,彼此的關係會變得更強韌。」
作者精煉多年來傳授「引導提問術」的經驗寫道:「優化關係品質和思考品質,促進行動品質的提升,進而帶來成果品質的提升。」這就是優質的提問能達到的效果,提升整體團隊的關係與思考、採取具體行動、強化最終成果。
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#如何激起部屬發言慾望?
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站在主管兼會議主持人的角度,不外乎希望大家參與會議,是能夠「達成共識」、「解決問題」、「促進行動」。要讓團隊產生化學效應,最重要的就是加深彼此的「信賴」關係。作者提出五個基本功,若自然而然掛在嘴邊,便能提升部屬的發言慾望:
1.「謝謝。」保持真誠的笑容,無論部屬發言是否有益,皆表達感謝,讓人感到自己有所貢獻、還想再發言。
2.「原來如此,這也是一種看法。」聽到立場不同或者相反的意見時,表達接納對方的發言,但還不表示肯定對方的意見。
3.「讓我們一起來想辦法。」讓部屬把你當作一同思考的戰友,但要搭配問「各位覺得怎麼辦才好?」不要淪為只有自己動腦。
4.「……(不多話)」身為主管常有強烈使命感,認為自己要負責解決問題。然而,太多話只會剝奪部屬思考與發言機會。
5.「我還是想提出這個看法…」用於當團隊思考開始侷限、失焦時,用這句話擴大思考框架,或提出完全相反的想法。
此外,保持「謙遜」的態度也會讓部屬勇於發言。我讀管理名著《主管這樣帶人就對了》時寫下這則感想:「領導者要認知到,自己不一定得是團隊中懂最多或最厲害的人,懂得讓出空間給下屬發揮和表現,讓下屬來『教』自己。」
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#開會時應該問哪些問題?
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讀到這本書的後半段,看到作者把「PDCA循環」用來做為會議的審視和改善規則手法。但我對於制定會議的規則比較不感興趣,反而覺得這個循環很適合做為會議的起承轉合,我整理書中實用的問句範例,畫成以下這張「主持會議的PDCA提問循環」。
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#主持會議的PDCA提問循環 (詳見附圖)
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#PLAN
首先,是會議開始時的規劃(Plan)階段,提出「目前最大的問題是什麼?誰最困擾?我們最應該先解決的是什麼?」之類的問題,定義會議討論的主軸,凝聚大家的聚焦方向。
#DO
接著,是會議重頭戲的執行(Do)階段,針對討論方向開始向部屬提問:「關於這件事,你有什麼想法?你打算怎麼做?需要什麼協助?」透過這類問題,激發思考與討論,催生各種提案與想法,讓議題有一定程度的發散。
#CHECK
再來,是會議收斂的檢核(Check)階段,試著帶領團隊回顧,問道:「我們的討論是否有朝目標前進?」也可以向個人提問:「你可以用一句話總結這項重點嗎?」把討論完的策略與議題進行收斂,凝聚團隊共識,加深部屬對各個議題的認知。
#ACTION
最後,總結會議內容的行動(Action)階段,問出:「根據今天的討論,要採取哪些行動?」讓團隊針對共識,擬定各項行動。透過「所以誰能為這件事做什麼?」之類問題,讓各項行動有明確的執行者,完成這次的會議循環。
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後記:#你喜歡哪一種工作風格?
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《不懂引導問話術,主管自己累成渣》書中的88個問句範例,大部分是由(1)使用原理、(2)使用範例、(3)進階運用要訣、(4)宜避免使用的提問構成,適合讀者挑選符合自己風格的問句,進一步研究跟練習。
以我自己接觸過日本外商的經驗,還有之前讀到《2030轉職地圖》這本書裡獵頭專家談日本職場文化,可以知道日本的職場倫理上對下的態度,仍舊根深柢固。書中也有許多篇幅,在講尊敬前輩的用詞和問句要如何調整,台灣的讀者倒不一定要照單全收。
相比起「命令式」一口令一動作的帶領風格,這本書讓我提高對於「提問式」領導的意識。拋出問題讓部屬自己回答與尋找答案,更能夠促使部屬成長與進步,似乎也更符合年輕一代比較傾向自主、自由的工作風格。
關於提問這件事,你有什麼想法呢?
同時也有196部Youtube影片,追蹤數超過621的網紅Grace Chia Hsin Liu,也在其Youtube影片中提到,#bdsm #latex #love #sex Hi, I am Grace. Live in Taiwan, yes, a cross-dresser. BDSM is my hobby. If you like BDSM and would like to enjoy BDSM videos...
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「為什麼成績極好的學生會通不過谷歌的招聘?
我們可以從一個我親身的經歷說起。2005年是李開復擔任谷歌中國總裁的第一年,當時因為受到微軟競業禁止的限制,他能做的事情就是從各個學歷的大學生中招員工。當時最早的幾批員工錄取的決定都是谷歌山景城總部做出的,淘汰率極高。幾萬份簡歷下來,只錄用了幾十人。
李開復就問我們,為什麼淘汰率那麼高?我們告訴他,因為按照山景城的標準,合格的就那麼多。那些大量的成績極好的學生當時體現出了一個共同的問題,就是面對那些沒有簡單答案的問題,表現都不好。而當時有能力通過面試要求的人,今天絕大部分都成為了中國IT行業的頂級人才,包括快手的創始人宿華和拼多多CEO陳磊等。
為什麼那些成績很好的學生在谷歌的招聘中表現不好呢?其實,一個學生在學校里能遇到的任何問題,即便是研究生的畢業設計課題,答案都相對簡單。但在現實中,哪怕是一個小問題,答案都可能很複雜。
比如我在硅谷來信第二季中講過,我經常用「如何構建一個網絡爬蟲」來面試工程師,在學校里對這個問題給出的答案是很簡單的,寫成代碼不過2、30行,半小時就能搞定。但是在現實中,這個問題很複雜,谷歌一直維持著一個幾百人的工程團隊在解決這個問題,相應的代碼有幾百萬行。最近我正在寫我的新書《計算之魂》,裡面詳細討論了這個問題,我列舉了構建網絡爬蟲的十幾項細節,這還只佔真實系統構建工作中很少的一部分。我在書中講到的每一個細節,都夠三五人做個一兩年時間了。
類似的問題還有很多,我們在學校裡面三言兩語就能回答的那些題目,放到現實中,其實會變得非常複雜。我在之前的信中提到了,有些托福能考高分的去應聘行政助理,結果機票都訂不好,其實是同樣的道理。如果老闆給你把各種條件都限定清楚了,訂票這件事誰都能做,但是如果一個老闆有時間精力給你把這些條件都講清楚,那他還不如自己上網點擊兩下好了,何必要找助理來做呢?
如果一個年輕人因為在學校中的經歷,就以為世界上的事都能有一個簡單的答案,甚至還想著不花功夫碰運氣就能碰到一個簡單答案解決大問題,那他做的所有努力,可能方向都錯了。不幸的是,無論是在學校里還是在媒體上,總是在講一些故事,讓人以為存在這種靈機一動的答案。」
「小學生比NASA專家更聰明嗎?
有一個很典型的例子,是多年前我在國內媒體上讀到的一篇文章,標題大意是說「NASA專家不如小學生」,它講了這樣一個故事:
在上世紀60年代美國的阿波羅計劃中,要解決宇航員在太空中用筆書寫的問題,當時還沒有觸屏電腦,很多記錄只能用紙和筆做。但是,由於航天器在太空中處於失重的狀態,普通的鋼筆和圓珠筆裡面的墨水根本出不來。為此,科學家們鑽研了好長時間,花費了上百萬美元,也沒造出一種符合要求的「墨水筆」。於是NASA 向全國徵集解決方案,結果有一個小學生寄來一封信,內容只有一句話:「為什麼不使用鉛筆?」
這個故事乍聽之下讓人覺得很痛快,流傳很廣,有些人說這就是突破了思維的局限,甚至還有人因此覺得,民間科學家只要點子好,就能碾壓專業的科學工作者。
不過,恰巧我過去的老闆諾威格(Peter Norvig)就曾經在NASA的艾姆斯研究中心擔任主管,他就有一隻特殊的太空筆,他告訴了我這個故事的真相。
在60年代最初的太空項目里,無論是蘇聯還是美國都使用過木制鉛筆,其實這並不用一位小學生來提醒,是人就能想到。但是在失重環境下,鉛筆筆尖摩擦產生的碎屑會懸浮在空中,不僅對宇航員來講是潛在的危險,而且鉛筆芯的粉塵還可能進入到儀器中毀壞設備。再加上鉛筆在低溫下易碎,而且易燃,在太空環境中其實很危險,因此這個方案在航天探索的初期就已經被排除了。
最終幫助NASA解決了這個問題的是菲捨爾公司(Fisher),他們發明瞭一種可以在各種條件下使用的圓珠筆——無論是在失重的情況下、有重力時在任何角度下、在水中或者任何液體中,甚至在真空中,這種筆都可以使用;而且它耐低溫也耐高溫,在零下45度到200度的極端溫度下都可以正常工作。此外,這種筆上面的零部件也永遠不會脫落。為了研制這支筆,花了大約100萬美元,但這100萬美元花得很值,因為直到今天很多場合下還需要用到這種筆。
很多時候,那些不費太多力氣就能想到的所謂的「好答案」,很可能只不過是別人早就考慮過的、淘汰掉的答案。
我在約翰·霍普金斯大學讀書的時候,從我的導師賈里尼克教授那裡受益最多的,不是他告訴我「該怎麼做」,而是他告訴我「不能怎麼做」。很多時候遇到一個問題,我和同學都覺得想出了好的解決辦法,而他常常會告訴我們,這些辦法他們10多年前在IBM時已經嘗試過了,不管用。對於那些那麼多人都沒有想出答案的問題,不太可能存在靈機一動的答案。
在現實中,每一個細節問題都可能不得不安排一個專門的職位去解決,那些通過一些小手段就能解決的問題,常常只存在於很簡單的工作中。我一個朋友的孩子畢業後到了德國,進入了奔馳公司後做了很多年的機械工程師,幾年前一次我和她聊到騎車發動機的事情,我問她,為什麼內燃機已經有一百多年的歷史了,中國國產汽車的發動機還是做不好呢?
她說,今天的發動機和一百年前的完全不可相比,如果發動機研發中有1000個問題,你解決了其中20個,可能這個發動機就能工作了,但是它肯定不實用;你繼續研究,解決了100個問題,覺得所有的問題應該都解決了吧,其實這才只是商用的開始。
我和我弟弟也談過類似的問題,他現在在做半導體芯片設計,我問他,為什麼中國一些地方投資半導體,幾十億砸下去都沒有見個響?他和我講,假如做出一款在市場上能夠成功的半導體芯片要走一百步,那你其實走到第十步就能做出樣片了,很多人到這裡就覺得看到了勝利的曙光,其實還差得遠,接下來遇到的問題可能比想象的多十倍。
真實世界的複雜性
從他們的話中我就想到了一點:真實世界的複雜性要比大多數人想象的高很多。很多人努力,只是在前一百個問題里轉圈子,當他們解決了一百個問題後還沒有成功,就轉而去做另一件事了,結果就是總是在成功的圍牆外兜圈子。
今天有很多地方都會講一些所謂的應聘技巧。應聘技巧確實是有作用的,但它的作用是在實力的基礎上錦上添花。用人單位是否錄用一個員工,最關鍵的因素其實只有一個,實力。沒有實力,學會再多的應聘技巧也是白費。很多人看了一些電視劇、雞湯文章,以為學會了面試技巧就能得到好工作,可能只是竹籃打水而已。」
「很多人對於那些靈機一動的簡單答案津津樂道,常常講那些答案打破了思維的牆。其實,真正捆住人們思維的不是所謂的牆,而是一個人本身的能力、閱歷和經驗。兩米高的牆也擋不住姚明的視線,而對於身高不足三尺的小矮人來講,一道矮牆就可能讓他看不到眼前的世界。
為什麼我一直強調要「與賢者為伍,與智者為伍」,因為這其實就是我們以最快的速度增加經驗和閱歷的方式。不過要留意,從他人那裡得到的閱歷和經驗仍然是間接的,我們依然需要自己不斷地觸碰這個世界,那些經驗才會變成我們身體的一部分。
很多時候,我會覺得那些自以為是地質疑先賢的人是不可理喻的。是的,人都會犯錯誤,都有局限性,孔子、老子、亞里士多德、牛頓、釋迦牟尼都不例外。但是,對於我們這樣的凡人來講,對待先賢有兩個做法:一個是虛心地學習先賢思想的精髓,另一個則是不斷尋找先賢的錯誤以顯示我們的高明,顯示他們有局限性。哪一種做法對我們更有利是不言而喻的。
我們找出了先賢的局限性,說一句人無完人,也不過是說了一件大家都知道的事情,我們對人類文明的貢獻也不會因此就超過了那些先賢;但如果我們虛心地學習先賢的思想,運用到自己的工作和生活中,卻是實實在在可以終身受益的。」
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【家電大廠IoT資安研究員,分享從IT跨足IoT資安第一手經驗】
身為家電大廠IoT資安研究領域的賴婕芳,過去曾在政府單位進行IT資安研究,也擔任過軟體工程師,更是資安社群HITCON Girls的共同創辦人。根據過去的多元的工作經驗,她也剖析自己從IT跨足IoT資安、從廠商到企業端的經歷,如何帶給自己不同角度的資安視野。
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※ 引述《miniwood (mini)》之銘言:
: 最近找工作讓我有點心煩
: 今年即將研所畢業 所以投了幾家公司 除了台積電其他都是外商公司
: 結果台積電在3月就找第一票剛畢業的學生去面試(我是面試IT部門工程師)
: 外商大概都是在4~5月才慢慢有動作 (such as IBM, HP, Dell, Microsoft...etc)
: 那時面試台G完隔2週被找去二面 當初有感覺某個經理有意錄取
: 二面時 他找了下面兩個課長來跟我聊聊 後來就詢問我的意願如何?
: 我有稍微表明 因為距離的關係(我住台北) 如果有offer希望有一週讓我考慮
: 他是說如果我有意願的話 他會盡早給我offer
: 一面時他就知道我有投其他公司 問我那些公司大概什麼時候開始面試?
: 我大概什麼時候畢業可以開始on board? 是不是希望能面試完其他公司再評估看看?
: 最後來跟另外兩個課長說要隨時跟我聯絡 看看我之後面試的狀況和意願
: (OS: 這樣是要等我意願 還是只是講表面話?????? 0.0)
: 現在心煩就是 說實在我自己沒有特別想要哪種工作 本身是念國立前三資管所
: 只期許第一份工作是知名大公司 有技術面的學習磨練機會 年薪70萬up
: 不要RD(因為不愛寫code)
: 外商最近有幾家開始有些動作 但也是緩慢進行中== 讓我等到有點鬱悶
: 不像台積電一直都是很積極在招募新人 流程也跑很快
: 雖然自己想留在台北....... 但也知道近年外商公司很多面臨組織重整
: 很不穩定 說裁員就裁員
: 想問版友 對於台積電和外商資訊業的看法(最好你有待過任一領域)
: 或是有人可以分享一下 當初尋找工作的志向 我真的越找越沒志向 冏
魯蛇我下個月就要從GG IT逃離,現在來回這篇應該會比較台肯.
從2010年以後, GG IT的系統大多是收回自己做.外包的狀況越來越少.
只不過很慘的是在工作量一樣的情況下,
外包三個人的工作量現在都叫一個正職的吃.
所以忙起來還是很忙.
在GG IT不要想說要學啥新東西,
我進來的第一年(2010~2011)都在寫VB6+EJB2+Spring+SQL.
後來都在寫EJB3+JPA+SQL+GWT(Google Web Toolkit.)
基本上你也沒啥新東西可以用,因為可以用什麼是有規範的.
亂用到時候被Q到,系統不能上線不說,可能還會被高光(high light)到翻掉.
平常的工作除了寫程式以外,還有一堆paper work,
Design要出doc, Unit Test要出doc, 程式安全性scan要出doc., 上線要出doc.
開會要出doc, review還是要出doc, 偶爾還會被抓去sharing, 滿滿的doc.
偶爾還要兼DBA跟server admin,
(現在的DBA跟server admin都會要你出文件給他們抄,
遇到問題還要我們自己去處理,所以基本上算身兼啦)
另外就是系統有問題的話做排除.
因為IT不是GG主力,老闆很多也不是程式背景出身,
所以code寫得好不好他們不會很care.他們比較要求business logic跟不要出bug.
但是GG的business logic在其他行業又不太會用到,
所以如果平時真的整天顧business logic可能以後會出不去
所以要學技術...請去別家...要不然就待個一年走人.
如果要穩定的生活跟不錯的薪水,就抱著幹到退休的覺悟進GG IT吧
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題外補充.
看原PO的回應是去MITD...那是工廠端的IT.就我之前跟他們交手的經驗.
似乎沒有這麼多doc要寫, 也沒這麼精實.
但是千萬不能出bug.出bug應該會被上面的狂X吧.
有聽過出一次錯那次考績就等死.....
而且那邊更封閉.他們很多連web service都不會用,整天只叫我們丟IBM MQ..
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